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文章構造

文章構造がジコチュー ―自分目線で書いたらアウト! 

会社設立にあたっては、法人の口座が必要です。
そこで、口座開設に必要な書類などをネットで調べてみました。

当社事務所のある新宿には、たくさんの銀行があります。
「どこの銀行にしようかな~」と、各社のサイト拝見。
もっともわかりにくかったサイトをご紹介します。

以下は、KTH銀行(仮称)の口座開設に関する説明文章です。

お客さまへのお願い

銀行では、「犯罪による収益の移転防止に関する法律」(以下、「犯罪収益移転防止法」といいます)により、(中略)「本人確認」を行うことが義務付けられております。

また、マネー・ローンダリング、テロ資金対策のための国際的な要請を受けて、2007年1月4日からは、法令により、(中略)「本人確認」が求められることとなりました。 ご理解のうえ、ご協力くださいますようお願い申しあげます。

  • (注)国際協力の観点から、「外国為替及び外国貿易法」においても同様の措置が講じられております
ご本人の確認
  1. お客さまが個人の場合
    (中略)
  2. お客さまが法人の場合
    次のそれぞれの事項につきまして確認させていただきます。
    (1)名称および本店または主たる事務所の所在地
    (2)法人の代表者などご来店された方(個人)の氏名、住所および生年月日
ご本人の確認が必要な取引

次の取引時に「本人確認」をさせていただくこととなります。

(中略)

ご本人および法人の代表者などご来店された方の確認方法ならびに提示していただく書類
【個人の場合】

(中略)

【法人の場合】

以下の書類により、法人の名称および本店または主たる事務所の所在地を確認させていただきます。なお、法人の代表者などご来店された方(個人)の氏名、住所および生年月日についても確認させていただきます。来店された方の本人確認書類は、【個人の場合】をご参照ください。

(1)登記事項証明書 (2)印鑑登録証明書 (3)官公庁から発行・発給された書類

(以下、略)

これを読んで、必要書類をすべてそろえて、KTH銀行(仮称)行ってきました!

 

ところが・・・ここに書かれていないもので、他にも必要な書類がたくさんありました。
結局、あれこれそろえて出直すことに。
・・・不親切すぎやしませんかー!!!

 

そもそも、情報の条件分岐が「ジコチュー」=自己中心的。自分勝手です。

「自社がお客様に対して言いたいこと」を基準に見出しを立て、
それぞれに、個人の場合と、法人の場合の説明を書いています。

でも、お客様にしてみれば、まず、個人と法人で条件分岐してほしいと思いませんか。
「個人であり、同時に法人」という口座は存在しえないわけですから、
個人の口座開設が目的であれば、個人に関する説明だけ読みたい。
法人の口座開設が目的であれば、法人に関する説明だけ読みたい。
当然のことではないでしょうか。

御社が「知らせたいこと」と、お客様が「知りたいこと」は、
必ずしも一致しない
のです。気をつけましょう。

 

イライラ度5

意味不明! ―読む意欲が失せます・・・

最近、生命保険に加入した高橋さん。

加入にあたって、いろいろな書類を受け取りました。

その中に、こんな説明が・・・

告知義務(保険申込書・継続確認書の記載上の注意事項)

 保険契約者、記名被保険者および車両保険の被保険者には、ご契約時に危険に関する重要な事項として当社が告知を求めたもの(告知事項)について事実を正確に告知いただく義務(告知義務)があり、取扱代理店には告知受領権があります。

保険申込書・継続確認書に記載された内容のうち、※印がついている項目が告知事項です。この項目が、事実と違っている場合、または事実を記載しなかった場合には、ご契約を解除し、保険金をお支払いできないことがありますので、保険申込書・継続確認書の記載内容を必ずご確認ください。

どうにも頭に入ってこない。
何を言われているのか、さっぱりわかりません。

役所から来る文章みたいだーーー!
・・・とも言えず、ハンコを押していいものやら悩みます。

 

これでは、学者さんの論文ですね。
まず、厳密に用語定義をして、それから説明。

でも、用語定義を聞いている間中、ずっと退屈なんです。
なぜそんな話を聞かされるのか、理由がわからないから。

 

ビジネス文書と学術論文は違います。
厳密に用語定義をするよりも、
関心を持っていただくことのほうが大切です。

告知義務とは~で、告知事項とは~で・・・
と用語説明から入ると、まるで学生時代の試験勉強。
聞くのも読むのも苦痛です。聞きません、読みません。

それよりも、対話形式のほうが関心を持って読んでもらえます。

  • あなたには「告知義務」があるんですよ
  • は?「告知義務」って何ですか?
  • それはね、・・・ということで、「告知事項」について、告知してください
  • 「告知事項」って何ですか?
  • それはね・・・

といった文章の書き方です。

 

難しい用語が次々と出てくるときは、
この方法をお試しください。

 

イライラ度2

文字びっしりの文書 ―お客様の時間と財産を奪う

長年、保険料を払ってきた生命保険の保険金がもらえる!
ということで、喜び勇んで請求しようとした鈴木さん。

ところが、説明を読んでも、どうしていいかわからないのです。

説明文は次のようなものでした。

<保険金の一時受け取りを希望される場合>

下記の書類を同封のうえ、支払期日の2週間前までに「返信用封筒」でご返送ください。

○満期保険金請求書

※満期保険金請求書に満期保険金受取人(請求人)ご本人が記入・押印してください。

 記入にあたっては、同封の「記入見本」をご覧ください。

○本人確認書類(a.~e.のいずれかを提出ください。なお次のア.~ウ.をすべて満たす場合は不要です。ア.満期保険金1,000円以下 イ.受取口座に口座印字があり、その口座を指定 ウ.改姓等なし)

a.運転免許証のコピー(改姓されている場合は両面)
b.パスポートのコピー(旅券番号記載のページ)
c.住民基本台帳カード(写真入り)のコピー
d.公の機関が発行した写真入りの本人証明書のコピー
e.印鑑証明書(印鑑証明書と同一印を請求書に押印ください)

※a.b.c.d.は有効期間中のもの、e.は発行日から3カ月以内のもの

もし、あなたが保険金の受取人だとしたら、何と何を送りますか。

鈴木さんの場合は、本人確認書類が必要ないケースでした。
でも、わざわざ「印鑑証明」を取り寄せました。
説明を読んでもよくわからなかったのです。

必要書類が不足しているよりはマシかもしれません。
でも、お客様に、無駄な労力、お金を費やさせてはいけませんよね。
問い合わせも増えてしまうのではないでしょうか。

 

この文章で目につくのは、次の部分です。

○満期保険金請求書

○本人確認書類

a.運転免許証のコピー
b.パスポートのコピー
c.住民基本台帳カード
d.公の機関が発行した写真入りの本人証明書のコピー
e.印鑑証明書

つまり、箇条書きの部分です。
私もそうなのですが、ほとんどの方は、このような難解な文章に出会うと、
文章が短い(文字数が少ない)、読みやすいところを斜め読みします。

そのため、次のようにすると、理解しやすくなるのではないでしょうか。

次のア.~ウ.をすべて満たす場合は、本人確認書類は不要です。

ア.満期保険金が1,000円以下

イ.「受取口座」欄に口座が印字されていて、
  その口座を満期保険金の振込先として指定する

ウ.「満期保険金請求書」に印字されている姓や住所に変更がない

言葉足らずの部分を補ったので、長くなってしまいましたが(笑)

 

ただズラズラと文字を並べるのではなく、
パッと見て、読む気が起きるように、
次の方法でメリハリをつけましょう。

  • 図解する
  • アイコンを使う
  • 改行や空白行を入れる
  • 数か所を太字にする
  • 箇条書きを使う

 ぜひ、お試しください。

 

イライラ度2

文章の「イライラ度」

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